Czy szef może czytać moje e-maile? Takie pytanie zadaje sobie wielu pracowników. W czasach powszechnego monitoringu odpowiedź wcale nie jest taka prosta. W tym krótkim artykule, sprawdzimy, co na ten temat mówią przepisy. Omówimy również wyjątki od tej reguły.
Czy szef może czytać e-maile pracownika – Kodeks pracy
W związku z tym, że pytanie dotyczy kwestii zawodowych, warto sprawdzić, czy kwestia ta została uregulowana w Kodeksie pracy. Informacje na temat uprawnień pracodawcy w tym zakresie określa bowiem art. 223. § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku:
„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika - „monitoring poczty elektronicznej”.
Z przepisu tego jasno zatem wynika, że pracodawca może zaglądać do skrzynki e-mailowej swojego podwładnego. Warto jednak chwilę zatrzymać się na początku zdania. Pojawia się w nim bowiem tryb warunkowy, który sygnalizuje konieczność spełnienia konkretnego warunku lub pojawienia się takiej konieczności. Monitoring poczty elektronicznej powinien być uzasadniony koniecznością „pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy”. Co to oznacza w praktyce? Jaki obowiązek ciąży w takiej sytuacji na pracodawcy, który chce mieć wgląd do skrzynek mailowych swoich pracowników?
W jakiej sytuacji pracodawca może czytać e-maile pracowników
Tryb warunkowy, który pojawia się w tym przepisie oznacza, że pracodawca powinien uzasadnić takie działanie, a co za tym idzie – uprzedzić o nim swoich pracowników. Obowiązkiem szefa jest zatem dokładne wyjaśnienie, na jakich zasadach, kiedy i w jakich sytuacjach będzie odbywał się monitoring poczty elektronicznej podwładnych. Zasady dostępu do maili pracowników powinny znaleźć się np. w wewnętrznym regulaminie. Dzięki temu każdy nowy pracownik będzie mógł się z nimi zapoznać. Cała procedura musi być zrozumiała dla podwładnych. Nie powinno być tu miejsca na niedomówienia czy nadinterpretację. Kluczowe informacje dla pracownika dotyczą tego:
- dlaczego, kiedy i na jakich zasadach pracodawca będzie mógł czytać e-maile,
- co w przypadku, kiedy podwładny przebywa na urlopie, zwolnieniu, lub z innych przyczyn nie ma dostępu do swojej skrzynki e-mailowej,
- czy pracodawca podjął wystarczające działania w celu ochrony danych osobowych pracowników korzystających z internetu w pracy.
Czy pracodawca może czytać e-maile pracowników – wyjątek
Do tej pory mówiliśmy wyłącznie o korespondencji służbowej. Tego typu wymiana wiadomości może mieć bowiem wpływ na organizację pracy przedsiębiorstwa, a także na jego wyniki. Nie zmienia to jednak faktu, że pracownik ma prawo do prywatności, w tym do tajemnicy korespondencji. Czy pracodawca może czytać prywatne e-maile pracownika? Odpowiedź brzmi: nie. Zasada ta dotyczy jednak wyłącznie wiadomości osobistych. Dlatego też korespondencja prywatna powinna zostać oddzielona od tej służbowej. Alternatywne rozwiązanie to wprowadzenie specjalnych oznaczeń, które w tym pomogą. Jeśli jednak przełożony otworzyłby prywatny e-mail przez przypadek, powinien jego treść zachować dla siebie. Co ciekawe, szef ma prawo monitorować liczbę takich prywatnych wiadomości na służbowej skrzynce e-mailowej.
Czy pracownik może wykorzystywać służbowy adres e-mail do celów prywatnych
Przepisy Kodeksu pracy nie regulują tej kwestii. Szef może jednak dodać taki zapis w wewnętrznym regulaminie zakładu pracy. Jest to jednak rodzaj umowy dżentelmeńskiej między szefem a jego zespołem. Jeśli więc podwładny skorzysta ze służbowej poczty do celów prywatnych, nie może to stanowić podstawy do zwolnienia takiego pracownika.
Czy szef może czytać e-maile pracownika – podsumowanie
Przed podjęciem pracy, szczególnie tej pierwszej, warto zapoznać się z najważniejszymi przepisami Kodeksu pracy. Dzięki temu nowy pracownik pozna swoje prawa i obowiązki, a także będzie mógł sprawdzić, czy są one respektowane.