Sytuacja epidemiczna w 2020 zmusiła przedsiębiorców i pracowników do tego, by przeszli na home office. Jednak wiele firm zdecydowało się pozostać w takim modelu pracy również po pandemii. Wymusiło to niejako na rządzących uwzględnienie pracy zdalnej i hybrydowej w przepisach. Tym sposobem, 6 lutego 2023 roku, nowelizacja Kodeksu pracy została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Kto może pracować zdalnie? Jakie obowiązki, w takiej sytuacji, ma pracodawca, a jakie pracownik? Wyjaśniamy w tym artykule.
Praca zdalna – kiedy nowe przepisy wchodzą w życie
Jak już wspominaliśmy, nowelizacja Kodeksu pracy została opublikowana w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023 roku. Oznacza to, że nowe przepisy wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r. Praca zdalna zastąpi wówczas tzw. telepracę. Pojęcie to wykreślono bowiem z Kodeksu pracy, a przepisy związane z pracą zdalną i hybrydową zostały określone w dziale II, w rozdziale IIc tego dokumentu.
Praca zdalna – definicja w Kodeksie pracy
Z rozdziału IIc Kodeksu pracy jasno wynika, że: „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Jak wynika z powyższego paragrafu pracownik może wykonywać swoje obowiązki całkowicie zdalnie lub hybrydowo, np. dwa dni pracując w biurze, a trzy w trybie home office. Taka osoba będzie mogła przejść na pracę zdalną już w trakcie zatrudnienia, a także podpisując umowę w nowej firmie. Forma pracy musi jednak zostać wcześniej uzgodniona przez obie strony.
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą, a tymi organizacjami.
W Kodeksie pracy pojawił się również termin „okazjonalnej pracy zdalnej”. To 24 dni w roku kalendarzowym, które zostaną przyznane na wniosek pracownika.
Praca zdalna – kto o niej decyduje
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika, Kiedy przełożony może wysłać pracownika na home office?
„1) Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej”.
Polecenie to może jednak zostać cofnięte w każdej chwili, jednak musi to nastąpić z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
Praca zdalna – kto ma prawo do home office
Wniosek o pracę zdalną może złożyć każdy pracownik, ale to pracodawca finalnie decyduje, czy pracownik w takim trybie może wykonywać pracę. Co ważne, pracownik każdorazowo musi określić gdzie będzie tę pracę wykonywać oraz, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Wyjątkami są:
kobiety w ciąży,
- osoby wychowujące dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- osoby, które sprawują opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, którym pracodawca nie może odmówić wykonywania pracy w trybie zdalnym.
Jeśli w trakcie wykonywania obowiązków zdalnie, warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiają pracownikowi home office, trzeba poinformować o tym pracodawcę.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Jeśli pracownicy pracują zdalnie, pracodawca musi zapewnić im odpowiednie narzędzia, jest również zobowiązany do konserwacji i napraw takiego sprzętu. Co więcej, firma ma obowiązek pokryć koszty zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Taka partycypacja w kosztach może przyjąć formę, np. ryczałtu pieniężnego. Powyższe zasady nie obowiązują jednak w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, o której wspominaliśmy wyżej.
Praca zdalna – podsumowanie
Uregulowanie zasad pracy zdalnej jest korzystne zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Obie strony powinny dokładnie się z nimi zapoznać, a co najważniejsze – przestrzegać zapisów, które znalazły się w Kodeksie pracy. To szczególnie ważne dla tych firm, których załoga nie wyobraża już sobie powrotu do pracy w tradycyjnej formie.