Czas przecieka Ci przez palce? Robisz dużo, a mimo wszystko lista zadań się nie kończy? Pod koniec dnia jesteś wściekły, bo po raz kolejny nie zrobiłeś tego, co sobie zaplanowałeś? Mamy dla Ciebie dobrą wiadomość. Istnieją proste techniki, dzięki którym możesz to zmienić. Sprawdź, jak stać się bardziej produktywnym w pracy.
Jak być bardziej produktywnym w pracy
Produktywność to ilość rzeczy, którą jesteśmy w stanie wykonać w ciągu przeciętnego dnia pracy. Ważne jest jednak to, żeby ilość szła w parze z jakością. Czasem jednak mamy wrażenie, że nic nie udało nam się zrobić, chociaż wychodzimy z pracy zmęczeni. Co zrobić, żeby maksymalnie skupić się na danej czynności i pozbyć się wszelkich “rozpraszaczy”? Oto nasza lista rzeczy, które Ci w tym pomogą.
Planuj
Przygotuj listę rzeczy, które musisz zrobić każdego dnia z szacunkowym czasem ich wykonania. Taką listę warto przygotować z tygodniowym wyprzedzeniem. Ważne jest to, żeby każdego dnia uwzględnić bufor bezpieczeństwa. Co to znaczy? Jeśli pracujesz osiem godzin dziennie, nie zapełniaj ich wszystkich zadaniami. 20% tego czasu zostaw sobie na nieprzewidziane wypadki, czyli coś, co wypadnie Ci nagle i co będzie trzeba zrobić jeszcze tego samego dnia. Uwzględnij również przerwy na śniadanie czy kawę. Pamiętaj, że jesteśmy tylko ludźmi i nikt nie będzie w 100% efektywny przez cały dzień. Lista zadań do wykonania pomoże Ci jednak zapanować nad chaosem, który być może, zmniejsza Twoją produktywność.
Zastanów się, które zadanie jest najważniejsze
Ten punkt łączy się z poprzednim. Tworząc listę zadań na dany dzień, zastanów się, co jest tą jedną, najważniejszą rzeczą, która posunie kluczową sprawę do przodu i po której wykonaniu poczujesz, że dzień nie był stracony. Polecamy Ci książkę „Jedna rzecz, zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć”, autorstwa Garego Kellera, przedsiębiorcy i właściciela największej na świecie firmy zajmującej się nieruchomościami. Autor stwierdza w niej, że większość osób poświęca mnóstwo czasu i energii na drobne zadania o mniejszym znaczeniu, podczas gdy to jedno kluczowe zadanie ma tak naprawdę wpływ na rozwój przedsiębiorstwa czy indywidualny sukces. Nie chodzi jednak o to, by zrezygnować z tych drobnych zadań. Raczej o to, by ustalić priorytety.
Zrezygnuj z multitaskingu
Mutitasking to po prostu wielozadaniowość, czyli umiejętność wykonywania kilku rzeczy jednocześnie. Mogłoby się wydawać, że to pożądana umiejętność, jednak tylko w teorii. Tak naprawdę multitasking odbija się na jakości pracy. Łatwo wtedy popełnić błąd. To jednak nie jedyna wada multizadaniowości. Kiedy bowiem wykonuje się kilka czynności w tym samym czasie, trwa to o wiele dłużej, ponieważ mózg musi “przełączać się” pomiędzy zadaniami. To samo dotyczy sytuacji, w której przerywamy bieżącą czynność, by odczytać e-mail i na niego odpowiedzieć. Koncentracja wówczas spada i potrzebujemy kilka chwil, by kontynuować przerwane zadanie. W dużym skrócie oznacza to, że multitasking tak naprawdę się nie opłaca, ponieważ wówczas wszystko zajmuje Ci więcej czasu.
Pozbądź się “rozpraszaczy”
Kiedy wykonujesz daną czynność, wyeliminuj wszystko, co może Cię rozpraszać i ją przerwać. Wycisz telefon, ustaw bloker mediów społecznościowych, żeby nie tracić czasu na ich mimowolne przeglądanie, gdy tylko pojawi się jakieś powiadomienie. W sieci są dostępne wtyczki, które ograniczają dostęp do wybranych przez Ciebie witryn na określony czas. Przykładem takiego pluginu jest np. wtyczka StayFocusd.
Zastosuj technikę Pomodoro
Technika Pomodoro polega na tym, że pracujesz w dwudziestopięcio minutowych blokach, przedzielonych pięciominutowymi przerwami. W metodzie tej chodzi o to, że w danym czasie masz skupić się maksymalnie tylko na jednym konkretnym zadaniu. Technika Pomodoro pomaga w organizowaniu czasu pracy i zarządzaniu obowiązkami. W internecie znajdziesz wiele bezpłatnych timerów, które ułatwią Ci zastosowanie tej metody, np. https://www.toptal.com/project-managers/tomato-timer.
Poinformuj kolegów z zespołu, że pracujesz w ten sposób
Często zdarza się, że odrywamy się od tego, co robimy, bo kolega z zespołu przyszedł tylko na chwilę o coś zapytać. Później okazuje się, że mija pół godziny, a Ty jesteś daleko w polu z pracą. Nie chodzi o to, by nagle stać się niekoleżeńskim i w ogóle nie rozmawiać ze współpracownikami. Możesz np. wyznaczyć sobie stałe trzy lub cztery godziny w ciągu dnia, w których pracujesz nad rzeczami, które musisz wykonać samodzielnie. Poinformuj o tym zespół i wytłumacz, z czego to wynika. Jeszcze lepiej, by godziny te były takie same dla całego zespołu.
Wyznacz sobie konkretne dni lub godziny na cykliczne czynności
Dobrym przykładem jest tu sprawdzanie skrzynki e-mailowej. Przypomnij sobie, ile razy zdarzyło Ci się przerwać bieżącą czynność, by sprawdzić pocztę? Odpisałeś na e–mail i pojawiał się nowy, a czas mijał. Co możesz zrobić? Ustal sobie, że zaglądasz do skrzynki na początku i pod koniec pracy. Jeśli natomiast maile przychodzą rzadziej, możesz wyznaczyć sobie konkretne dni, w których będziesz to robił.
Wykorzystaj narzędzia dostępne online
Przy planowaniu zadań świetnie sprawdzą się takie narzędzia jak choćby Asana czy Trello. To wirtualne tablice, w których możesz podzielić zadania na te:
- do zrobienia,
- w trakcie,
- zakończone.
Możesz w nich także mierzyć czas, najpierw wpisać szacunkowy czas, w którym zamierzasz wykonać daną czynność, a potem porównać go z tym rzeczywistym. Ciekawym narzędziem do mierzenia czasu pracy, szczególnie gdy masz wiele projektów, jest Clockify. Wiedząc, ile czasu realnie zajmuje Ci dana rzecz, łatwiej będzie Ci planować zadania w przyszłości.
Jak zwiększyć produktywność w pracy – podsumowanie
Jeśli spadek produktywności nie jest spowodowany zmęczeniem czy sennością, to prawdopodobnie masz wokół siebie mnóstwo “rozpraszaczy” lub niepotrzebnie chwytasz sto srok za ogon. Wypróbuj zaproponowane przez nas metody i sprawdź, czy lepiej Ci się pracuje. Może się okazać, że rozwiązanie Twojego problemu jest łatwiejsze niż sądzisz.